Souplesse, sécurité, performance, coût…l’externalisation informatique est devenue aujourd’hui un levier de croissance pour bon nombre d’entreprises. Il s’agit d’une organisation de travail qui permet à une entreprise de confier ses tâches à un prestataire externe. Possédant de nombreux avantages, cette nouvelle manière de travailler comporte également de nombreux challenges. Décryptage dans cet article.
Plan de l'article
- L’externalisation informatique : qu’est-ce que c’est ?
- Pourquoi externaliser son système d’information ?
- Quels sont les principaux challenges de l’externalisation informatique ?
- Comment sélectionner le bon prestataire pour externaliser son système informatique ?
- Les bonnes pratiques à adopter pour réussir son projet d’externalisation informatique
L’externalisation informatique : qu’est-ce que c’est ?
L’externalisation informatique consiste à confier à un ou plusieurs prestataires externes un travail ou une activité réalisée au préalable en interne. Ces derniers ont pour rôle d’assurer la fiabilité et la sécurité du système informatique. De ce fait, ils mènent des actions de supervision quotidienne, de maintenance ou d’optimisation de la performance afin de faire profiter à l’entreprise leur savoir-faire.
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Pourquoi externaliser son système d’information ?
En choisissant d’externaliser son système d’informatique, une entreprise peut bénéficier de plusieurs avantages.
- Une meilleure sécurisation
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La sécurité est la priorité de l’externalisation informatique. Le prestataire doit donc prévoir les menaces, présenter des solutions appropriées et contrôler en permanence le système d’information de l’entreprise.
- Une optimisation permanente du système d’information
Un système d’information ne reste pas figer. Il évolue avec les besoins de l’entreprise et reste performant et sécuriser. Ainsi, l’externalisation est composée d’un suivi et de la mise à niveau continuelle des technologies utilisées pour la gestion et le stockage.
- La maitrise des coûts
L’externalisation permet aux entreprises de contrôler, de réduire les coûts et d’économiser de l’argent afin d’obtenir un beau travail. Puisque les partenaires d’externalisation de l’entreprise ne font pas de compromis sur la qualité, l’externalisation apparaît ainsi comme un excellent moyen pour gagner en efficacité et à petit prix.
Quels sont les principaux challenges de l’externalisation informatique ?
Gain de qualité, contrôle des coûts, meilleure flexibilité, l’externalisation informatique est considérée comme une excellente alternative pour les entreprises. Cependant, externaliser son système d’information peut causer de nombreux problèmes à l’entreprise. Il s’agit notamment :
La perte de confidentialité et de contrôle
En confiant ses services informatiques à un prestataire externe, l’entreprise lui confie la moitié de la gestion de son système d’information. Par conséquent, cela peut provoquer une certaine perte de confidentialité et de contrôle sur les données et les processus internes de l’entreprise. Il est donc important de sélectionner un prestataire digne de confiance et d’établir des conditions de confidentialité strictes dans les contrats.
Une dépendance vis-à-vis du prestataire
L’externalisation informatique peut créer une dépendance vis-à-vis du prestataire. En effet, en remettant ses tâches importantes à une entreprise externe, l’entreprise risque de se retrouver dans une position délicate si le prestataire rencontre des problèmes ou arrête ses activités. De ce fait, il est nécessaire de choisir un prestataire fiable et solide afin d’anticiper des plans de continuités en cas de difficulté.
Les risques liés à la coordination et à la communication
Recourir aux services d’un prestataire externe pour gérer les services informatiques d’une entreprise peut parfois compliquer la coordination et la communication entre les équipes. Il s’avère donc important d’installer des processus de communication réguliers et efficaces afin d’assurer une bonne coopération entre l’entreprise et le prestataire informatique.
De possibles différences culturelles et linguistiques
En externalisant ses services informatiques à l’étranger, l’entreprise peut rencontrer des différences culturelles et linguistiques avec son prestataire. Ces différences peuvent provoquer des désaccords et des retards dans la gestion des projets. Il est donc nécessaire de garder une bonne communication et une compréhension mutuelle.
Comment sélectionner le bon prestataire pour externaliser son système informatique ?
En dépit des défis liés à l’externalisation informatique, cette stratégie peut s’avérer très utile pour les entreprises. Pensez à bien savoir comment choisir le bon prestataire pour que cela ne devienne pas une source de problèmes supplémentaires. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d’un prestataire :
Le premier critère qui doit être pris en compte dans la sélection d’un prestataire informatique est sa réputation et son expertise. Pour évaluer ces deux aspects importants, vous pouvez examiner les référencements et lire les avis clients sur différents sites web spécialisés.
Pensez à bien tenir compte des compétences techniques du fournisseur que vous envisagez d’embaucher. Il faudra notamment se pencher sur ses connaissances en matière de plateformes technologiques utilisées par votre entreprise afin qu’il puisse être efficace dans la gestion de vos projets.
L’idéal serait de choisir un prestataire ayant déjà travaillé avec une entreprise similaire à la vôtre ou ayant eu des expériences similaires. Effectivement, le fait qu’il ait été capable d’aider une autre organisation comparable prouve qu’il dispose probablement déjà des ressources nécessaires, y compris humaines, pour gérer sans problème vos tâches informatiques.
La réactivité et la disponibilité sont aussi des critères à prendre en compte lors de la sélection d’un prestataire informatique. Pensez à bien vérifier les coûts associés à l’externalisation informatique pour éviter toute surprise désagréable. Les modèles tarifaires varient selon les fournisseurs, il appartient donc aux entreprises d’opter pour celui qui convient le mieux à leur budget. Il ne faut jamais sacrifier la qualité sur l’autel du prix.
Externaliser ses services informatiques comporte des avantages indéniables, mais aussi quelques défis qu’il faudrait anticiper. Il s’agit notamment de perte de confidentialité, dépendance vis-à-vis du prestataire, risques liés à la coordination et communication ainsi que des différences culturelles et linguistiques possibles entre l’entreprise et le prestataire choisi. Toutefois, ces défis peuvent être gérables si vous prenez bien soin dans votre choix du bon prestataire pour vos services informatiques.
Les bonnes pratiques à adopter pour réussir son projet d’externalisation informatique
Pour réussir son projet d’externalisation informatique, pensez à bien suivre quelques bonnes pratiques. Voici quelques idées à garder en tête pour maximiser les chances de succès :
Pensez à bien pouvoir ajuster rapidement la stratégie pour surmonter toute difficulté imprévue.
Choisir un prestataire capable de s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise
Le monde des affaires évolue rapidement et les entreprises doivent suivre ce mouvement si elles veulent rester compétitives. C’est pourquoi, pensez à bien choisir un prestataire ayant la capacité de s’adapter aux différents contextes rencontrés dans son activité professionnelle.
Ici, nous avons présenté quelques-unes des pratiques clés à adopter pour réussir votre projet d’externalisation informatique. Tout repose sur la préparation minutieuse du processus avant sa mise en œuvre, ainsi que sur la gestion continue après celui-ci. Si vous suivez ces conseils avec soin et choisissez le bon partenaire pour accompagner vos projets IT futurs, cette solution peut s’avérer très bénéfique à long terme.
